Üniversitemiz Genel Sekreterliğinin 2. Eylem Planında yer alan “Mali İşlemlerin Birleştirilerek Tek Merkezden Yürütülmesi” eylemi ile; harcama birimlerinde ayrı ayrı yürütülmekte olan ve özel bütçede yer alan program/alt programlar düzeyinde tertiplenen ödenekler üzerinden 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’ndaki ihale usulleri ve ihale usulleri dışında yapılan her türlü mal ve hizmet alımı giderleri, tarifeye bağlı ödemeler (telefon, elektrik, su, yakacak vb.) ile diğer mali mevzuat kapsamında (kurum dışı projelerin kurum hisseleri vb.) yapılan mal ve hizmet alımı giderlerini, harcama birimleri adına yürütmek üzere Mali İşlemler Destek Birimi-Satın Alma Şube Müdürlüğü teşkil edilmiştir.

Şube Müdürlüğü 2023 bütçe yılında,  otuz üç (33) harcama birimine ait 735 adet aboneliğe bağlı (elektrik, doğalgaz, su ve telefon) ödeme emri, Üniversite yatırım programında yer alan makine teçhizat, demirbaş bakım  onarım ve yazılım alımlarına ilişkin 254 ödeme emri; Üniversitemiz 2023 yılı cari bütçesinde yer alan tüketime yönelik mal ve malzeme alımları, hizmet alımları, temsil ve tanıtma giderleri, menkul mal, gayrimaddi hak alım, bakım ve onarım giderlerine ilişkin 856 adet ödeme emri düzenlemiştir.

Söz konusu Şube Müdürlüğünün 2023 yılbaşı itibarı ile birimlerin ürün ve hizmet taleplerinin teminine ilişkin sunduğu hizmet kalitesini değerlendirmek; verilen geri bildirimler ile önlemler alınarak süreç iyileştirmesine katkı sağlamak üzere odak grup toplantıları yapılmış ve harcama birimlerine yönelik memnuniyet anketi düzenlemiştir. Anket ve odak grup toplantıları sonucu alınan geri bildirim sonucunda Satın Alma Şube Müdürlüğü’nün sunduğu hizmetlerde kolaylık, verimlilik, şeffaflık, hizmet anlayışı ve hizmet veren personel memnuniyetleri ideal seviyedeyken; alınan mal ve malzemelerin kalitesi hususunda memnuniyetin düşük olduğu gözlemlenmiştir.

Bu iyileştirmeler kapsamda; harcama birimlerinin temizlik, kırtasiye, elektrik ve diğer taleplerinin temini aşamasında tedarikçi/hizmet sunucu tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin teknik şartnameye veya ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını kontrol etmek üzere ürün grubu bazlı Muayene ve Kabul Komisyonları oluşturulmuştur.

Harcama birimlerinin mali yıl içerisinde mal ve malzeme taleplerini yaparken; ürün adı, grubu, teknik özellikleri, ortalama fiyatı ve görsellerini görecekleri, serbest ödeneklerine göre otomatik oluşturacakları Satın Alma Talep Formu geliştirilmiştir. Birimler, ilk aşamada temizlik ve kırtasiye mal ve malzeme taleplerini, https://www.ktu.edu.tr/midb/malzemetalepformu adresinden oluşturacakları formları ile gerçekleştireceklerdir.